De ce Contabic trimite doar draftul și nu semnează factura?
Pentru că semnătura electronică e a ta. Certificatul și codul PIN, sau semnătura mobilă, rămân la tine: Contabic nu le are, nu le cere și nu semnează în locul tău. Prin utilizatorul API al firmei, Contabic pune factura în e-Factura ca draft nesemnat, iar semnătura o pui tu, în portal.
Draftul nu e încă o factură emisă: nu are serie și număr. Utilizatorul API se creează o singură dată; pașii sunt în ghidul Cum creezi utilizatorul API e-Factura.
Unde și cum semnezi factura?
În portalul e-Factura, efactura.sfs.md. Intri ca la crearea utilizatorului API: pe sfs.md, la Cabinetul personal, prin MPass cu semnătura electronică sau mobilă, apoi Servicii → e-Factura.
Draftul trimis de Contabic stă la Facturi noi, sub Eu sunt Furnizor. Îl deschizi, verifici datele și îl semnezi cu Semnează și semnătura ta.
Când primește factura seria și numărul?
La semnare. SFS dă seria și numărul în clipa în care semnezi draftul în portal; până atunci, draftul nu are nici serie, nici număr. De aceea, pe o factură electronică din Contabic nu scrii serie și număr. Contabic le aduce înapoi din SFS, odată cu starea „Semnată”, la următoarea actualizare.
Ce stări arată Contabic și ce faci la fiecare?
Starea apare pe fiecare factură din lista ta, în Contabic Facturi, și pe fiecare cerere, la biroul de contabilitate. Etichetele sunt cele din aplicație, care e în română. Deasupra listei, filtrele Draft la SFS, Semnate și Respinse le grupează.
| Starea în Contabic | Ce înseamnă | În portalul e-Factura | Ce faci |
|---|---|---|---|
| SalvatăLa directorul care are contabil: Nouă | Factura e salvată în Contabic, dar nu a plecat la SFS. Sub ea scrie: „Nu a plecat încă la SFS.” | Nu e acolo. | Conectează contul e-Factura al firmei și apasă Trimite la SFS pe rândul ei. |
| FacturatăÎn Cereri, la birou: Trimisă, fără răspuns | Factura e făcută, dar SFS nu a confirmat încă un draft: nu a răspuns la trimitere, sau factura nu a plecat încă. | Poate fi la Facturi noi, poate nu. | Nu o trimite a doua oară: SFS poate s-o aibă deja. Starea se lămurește la următoarea actualizare din SFS. |
| Draft la SFS | SFS are factura ca draft nesemnat, care așteaptă semnătura ta. Nu are încă serie și număr. | Facturi noi | Semneaz-o în portalul e-Factura. „Semnată” apare în Contabic la următoarea actualizare din SFS. |
| Semnată | Ai semnat-o în portal, iar SFS i-a dat seria și numărul. Rămâne „Semnată” și după ce cumpărătorul o acceptă, după arhivare sau după transport. | La semnarea Cumpărătorului, Expediate la cumpărător, Finisate sau Arhiva | Nimic: factura e emisă. |
| RespinsăÎn Cereri, la birou: Respinsă de SFS | SFS a refuzat factura, sau cumpărătorul a respins-o în e-Factura. | Respinse | Factura a rămas în evidență și trebuie anulată de mână. Dacă lucrezi cu un birou de contabilitate, contabilul îți spune ce urmează. |
| Anulată | Furnizorul, adică firma care a emis factura, a anulat-o în e-Factura. | Anulate | Nimic de semnat: factura nu mai merge mai departe. |
| Test, nu a ajuns la SFS | Factura a mers la o simulare, nu la SFS: e-Factura era în modul de test. | Nu e acolo. | Nimic de semnat. |
În cabinetul directorului care are contabil, „Respinsă” cu „Motiv: …” sub ea înseamnă că cererea a refuzat-o contabilul, nu SFS.
Care e diferența dintre Respinsă și Anulată?
- Respinsă înseamnă că a spus „nu” altcineva decât firma care a emis factura: fie SFS a refuzat-o când Contabic a trimis-o, fie cumpărătorul a respins-o în e-Factura. În portal, factura stă la Respinse.
- Anulată înseamnă că a retras-o furnizorul, adică firma care a emis-o. În portal, factura stă la Anulate.
Când SFS refuză o factură chiar la trimitere, Contabic o scoate din evidență și o pune înapoi în lista ta, cu motivul refuzului, ca s-o corectezi și s-o trimiți din nou. La firma ta, mesajul arată așa:
SFS a refuzat factura: motivul dat de SFS. Am anulat-o în evidență și am păstrat-o aici: corecteaz-o și trimite-o din nou.
Dacă anularea în evidență nu se poate face, de exemplu pentru că luna e închisă, factura rămâne „Respinsă” și trebuie anulată de mână.
Ce faci cu un draft greșit?
- Nu-l semna. Fără semnătură, draftul nu primește serie și număr și nu devine factură emisă.
- Contabic nu poate modifica sau șterge un draft aflat deja la SFS. Ce faci cu el, faci în portalul e-Factura, unde stă la Facturi noi.
- Factura corectă o faci din nou: apasă Repetă pe rândul celei greșite. Factura se copiază în formular, o corectezi și o trimiți la SFS ca draft nou.
- Dacă lucrezi cu un birou de contabilitate, spune-i contabilului.
Când apare în Contabic starea nouă?
Contabic nu află de semnătură în clipa în care semnezi: citește starea din SFS la următoarea actualizare. Până atunci, factura rămâne „Draft la SFS” în Contabic, chiar dacă în portal e deja semnată.
La biroul de contabilitate, butonul Sincronizează cu SFS din Facturi de ieșire citește stările pe loc și aduce seria și numărul facturilor semnate.