Почему Contabic отправляет только черновик и не подписывает накладную?
Потому что электронная подпись - ваша. Сертификат и PIN-код или мобильная подпись остаются у вас: у Contabic их нет, он их не просит и не подписывает за вас. Через API-пользователя фирмы Contabic кладёт накладную в e-Factura неподписанным черновиком, а подпись ставите вы, в портале.
Черновик - ещё не выставленная накладная: у него нет серии и номера. API-пользователя создают один раз; шаги описаны в инструкции «Как создать API-пользователя e-Factura».
Где и как подписать накладную?
В портале e-Factura, efactura.sfs.md. Вход такой же, как при создании API-пользователя: на sfs.md, в Cabinetul personal, через MPass электронной или мобильной подписью, затем Servicii → e-Factura.
Черновик, отправленный Contabic, лежит в папке Facturi noi, в разделе Eu sunt Furnizor. Откройте его, проверьте данные и подпишите кнопкой Semnează своей подписью.
Когда накладная получает серию и номер?
При подписании. SFS присваивает серию и номер в момент, когда вы подписываете черновик в портале; до этого у черновика нет ни серии, ни номера. Поэтому в электронной накладной в Contabic серию и номер вы не пишете. Contabic получает их из SFS вместе со статусом «Semnată» при следующем обновлении.
Какие статусы показывает Contabic и что делать при каждом?
Статус виден у каждой накладной в вашем списке в Contabic Facturi и у каждой заявки в бухгалтерском бюро. Названия - как в приложении, на румынском. Над списком фильтры Draft la SFS, Semnate и Respinse группируют их.
| Статус в Contabic | Что значит | В портале e-Factura | Что делать |
|---|---|---|---|
| SalvatăУ директора, который работает с бухгалтером: Nouă | Накладная сохранена в Contabic, но в SFS не ушла. Под ней написано: «Nu a plecat încă la SFS.» | Её там нет. | Подключите аккаунт e-Factura фирмы и нажмите Trimite la SFS в её строке. |
| FacturatăВ Cereri, в бюро: Trimisă, fără răspuns | Накладная создана, но SFS ещё не подтвердила черновик: не ответила на отправку, или накладная ещё не ушла. | Может быть в Facturi noi, а может и нет. | Не отправляйте её второй раз: возможно, SFS её уже получила. Статус прояснится при следующем обновлении из SFS. |
| Draft la SFS | В SFS лежит неподписанный черновик, который ждёт вашей подписи. Серии и номера у него пока нет. | Facturi noi | Подпишите её в портале e-Factura. «Semnată» появится в Contabic при следующем обновлении из SFS. |
| Semnată | Вы подписали её в портале, и SFS присвоила серию и номер. Она остаётся «Semnată» и после того, как покупатель её примет, после архивации или перевозки. | La semnarea Cumpărătorului, Expediate la cumpărător, Finisate или Arhiva | Ничего: накладная выставлена. |
| RespinsăВ Cereri, в бюро: Respinsă de SFS | SFS отклонила накладную, или покупатель отклонил её в e-Factura. | Respinse | Накладная осталась в учёте, и её нужно аннулировать вручную. Если вы работаете с бухгалтерским бюро, бухгалтер скажет, что дальше. |
| Anulată | Поставщик, то есть фирма, выставившая накладную, аннулировал её в e-Factura. | Anulate | Подписывать нечего: дальше накладная не идёт. |
| Test, nu a ajuns la SFS | Накладная ушла в симуляцию, а не в SFS: e-Factura была в тестовом режиме. | Её там нет. | Подписывать нечего. |
В кабинете директора, который работает с бухгалтером, «Respinsă» с «Motiv: …» под ней значит, что заявку отклонил бухгалтер, а не SFS.
Чем Respinsă отличается от Anulată?
- Respinsă значит, что «нет» сказал не тот, кто выставил накладную: либо SFS отклонила её при отправке из Contabic, либо покупатель отклонил её в e-Factura. В портале она в папке Respinse.
- Anulată значит, что её отозвал поставщик, то есть фирма, которая её выставила. В портале она в папке Anulate.
Если SFS отклоняет накладную сразу при отправке, Contabic убирает её из учёта и возвращает в ваш список с причиной отказа, чтобы вы исправили её и отправили снова. В вашей фирме сообщение выглядит так (приложение на румынском):
SFS a refuzat factura: motivul dat de SFS. Am anulat-o în evidență și am păstrat-o aici: corecteaz-o și trimite-o din nou.
Если аннулировать её в учёте нельзя, например потому что месяц закрыт, накладная остаётся «Respinsă», и её нужно аннулировать вручную.
Что делать с ошибочным черновиком?
- Не подписывайте его. Без подписи черновик не получает серию и номер и не становится выставленной накладной.
- Contabic не может изменить или удалить черновик, который уже в SFS. Что с ним делать, решается в портале e-Factura, где он лежит в папке Facturi noi.
- Верную накладную сделайте заново: нажмите Repetă в строке ошибочной. Накладная скопируется в форму, вы её исправите и отправите в SFS новым черновиком.
- Если вы работаете с бухгалтерским бюро, скажите бухгалтеру.
Когда новый статус появляется в Contabic?
Contabic не узнаёт о подписи в момент подписания: он читает статус из SFS при следующем обновлении. До тех пор накладная в Contabic остаётся «Draft la SFS», даже если в портале она уже подписана.
В бухгалтерском бюро кнопка Sincronizează cu SFS в списке Facturi de ieșire сразу читает статусы и получает серию и номер подписанных накладных.