Ce este utilizatorul API e-Factura și de ce îți trebuie?
SIA e-Factura este sistemul SFS pentru facturile fiscale electronice, cu portalul efactura.sfs.md. Tu intri în portal cu semnătura ta. Un program nu are semnătura ta: intră cu un utilizator API, adică un login și o parolă pe care le creezi în portal pentru firma ta. Utilizatorul API vede doar facturile acelei firme.
Contabic are nevoie de el ca să trimită facturile tale în e-Factura ca draft și să citească de acolo facturile primite și starea celor trimise. Semnătura nu i-o dai: factura o semnezi tot tu, în portal. Ce înseamnă fiecare stare a ei afli în ghidul stărilor facturii e-Factura.
Cine creează utilizatorul API?
Directorul sau administratorul firmei, cu semnătura lui electronică sau mobilă. În portal intri prin MPass, cu semnătura, alegi firma și intri cu rolul Administrator. Se face o singură dată pentru firmă.
Ce îți trebuie înainte să începi:
- semnătura electronică (certificatul și codul PIN) sau semnătura mobilă;
- firma ta în Cabinetul personal al contribuabilului de pe sfs.md, cu rolul Administrator;
- un login, un e-mail și o parolă pentru utilizatorul API: parola are cel puțin 5 simboluri și conține @ sau #.
Cum creezi utilizatorul API în portalul e-Factura?
Opt pași, de la sfs.md până în Contabic. Animația îi arată pe rând, cu date fictive; aceiași pași, în scris, sunt sub ea.
Intră în Cabinetul personal de pe sfs.md
Deschide sfs.md și apasă Cabinetul personal, sus în dreapta. Pe pagina care se deschide, apasă Autentifică-te prin mpass.
Autentifică-te prin MPass cu semnătura
Alege Semnătura electronică, selectează certificatul tău și introdu codul PIN al semnăturii. Dacă ai semnătură mobilă, alege Semnătura mobilă; restul pașilor e la fel.
Alege firma și rolul Administrator
În fereastra Selectați rolul companiei, alege firma ta din listă, apoi rolul Administrator.
Deschide e-Factura din Servicii
Apasă Servicii, în meniul din stânga, și alege e-Factura din lista de servicii electronice. Portalul e-Factura (efactura.sfs.md) se deschide într-o filă nouă.
Mergi la Setările, apoi la Utilizatorii companiei
În e-Factura, apasă Setările, în bara de sus, apoi Utilizatorii companiei, în lista din stânga.
Apasă Creează un utilizator API
Se deschide formularul Creează un Utilizator nou API, cu rolul API User deja ales.
Scrie login, nume, e-mail și parolă, apoi apasă Register
Completează Numele Utilizatorului (login), prenumele și numele, E-mail și Parola: cel puțin 5 simboluri, cu @ sau #. Apasă Register. Utilizatorul nou apare în listă, cu rolul API User. Notează loginul și parola.
Scrie loginul și parola în Contabic
Întoarce-te în Contabic, la Conectează e-Factura, și scrie loginul la Utilizator SFS și parola la Parolă SFS, exact ca în portal. Apasă Conectează SFS: Contabic le încearcă la SFS înainte să le salveze.
Ghidul oficial al SFS pentru programele care trimit facturi prin utilizatorul API: Ghid de integrare semi-automatizată e-Factura (PDF).
Unde scrii utilizatorul API în Contabic?
- La început, la pasul Conectează e-Factura. După ce îți adaugi firma, Contabic îți arată același drum prin portal, iar sub el câmpurile Utilizator SFS și Parolă SFS și butonul Conectează SFS. Nu ai semnătura la îndemână? Apasă Mai târziu.
- Mai târziu, cu Conectează SFS. Cât timp firma ta nu are contul e-Factura conectat, deasupra facturilor tale stă butonul Conectează SFS, cu aceleași două câmpuri.
- La un birou de contabilitate, în Setări → Acces SFS. Proprietarul contului scrie acolo loginul și parola și apasă Salvează. Tot acolo, Verifică încearcă din nou contul la SFS, iar starea arată „Configurat, verificat la” o dată anume sau „Configurat, neverificat”.
- Directorul unei firme ținute de un birou îl poate conecta și el, din cabinetul lui, cât timp contabilul nu a conectat deja un cont pe care SFS l-a confirmat.
În toate aceste locuri, Contabic încearcă loginul și parola la SFS înainte să le salveze. Dacă SFS le refuză, nu se salvează nimic.
Ce păstrează Contabic din utilizatorul API, și cum?
- Loginul și parola, pentru firma ta și doar pentru ea. Fiecare firmă are utilizatorul ei API; Contabic nu îl folosește pentru altă firmă.
- Parola e criptată (Fernet: AES-128 cu HMAC), iar cheia de criptare e ținută separat de baza de date, în configurația serverului.
- Parola nu poate fi citită înapoi. Niciun ecran din Contabic nu o arată, nici ție: ca s-o schimbi, o scrii din nou.
- Doar proprietarul contului firmei din Contabic schimbă sau șterge accesul SFS. Colegii trimit facturi prin el fără să-l vadă.
- Când accesul e șters, parola se șterge de tot, nu doar se dezactivează.
- Dacă SFS refuză parola, Contabic nu mai încearcă cu ea, ca să nu ți se blocheze contul.
Cum schimbi sau revoci utilizatorul API?
Parolă nouă în Contabic. Parola salvată nu se citește înapoi, așa că o schimbi scriind-o din nou. La un birou de contabilitate, proprietarul contului o scrie în Setări → Acces SFS și apasă Salvează; Contabic o încearcă la SFS înainte s-o păstreze. Tot acolo, Șterge accesul scoate loginul și parola din Contabic. Ai firma ta în Contabic Facturi și vrei alt utilizator API? Scrie-ne la contact@contabic.md.
Revocare în portal. Utilizatorul API se gestionează în portalul e-Factura, unde l-ai creat: îl găsești la Setările → Utilizatorii companiei. Un utilizator revocat acolo nu mai trece de SFS: Contabic vede refuzul și nu mai încearcă cu el.
Ce faci dacă Contabic nu acceptă utilizatorul API?
SFS refuză parola
Contabic încearcă loginul și parola la SFS înainte să le salveze. Dacă SFS le refuză, nu se salvează nimic și vezi:
SFS a refuzat aceste date de acces. Nimic nu a fost salvat. Verificați utilizatorul și parola în portalul efactura.sfs.md.
Scrie loginul exact cum l-ai ales la Numele Utilizatorului (login), nu e-mailul, și parola cu tot cu @ sau #. Dacă SFS refuză mai târziu o parolă deja salvată, Contabic nu mai încearcă, ca să nu ți se blocheze contul, și îți cere s-o scrii din nou.
Contul este al altei firme
La verificare, SFS acceptă orice login și parolă bune, ale oricărei firme. De aceea Contabic se uită și la facturile din SFS ale contului: dacă sunt ale altei firme, nu îl salvează și îți spune al cui este, de exemplu:
Utilizatorul API „firma_api” este al firmei ALTA FIRMA SRL (IDNO 1003600000001), nu al firmei FIRMA TA SRL. Nu l-am salvat. În portalul e-Factura, creează utilizatorul API al firmei FIRMA TA SRL.
Intră în portal cu firma ta aleasă, cu rolul Administrator, și creează utilizatorul API acolo. Un cont care nu are încă nicio factură nu poate fi recunoscut așa la salvare; dacă se dovedește al altei firme, Contabic îl oprește la prima citire din SFS.
Ce merge fără utilizatorul API?
Poți începe și fără el. Facturile se salvează în Contabic, cu starea Salvată, și le trimiți la SFS cu Trimite la SFS după ce conectezi contul. La un birou de contabilitate, cererile directorului ajung la contabil oricum.