Politica de confidențialitate
Pe scurt
- Intri în Contabic doar cu contul Google. Nu cerem și nu păstrăm parole.
- Pentru datele contabile ale firmei tale (facturi, parteneri, produse), firma decide. Noi le prelucrăm doar ca să îți oferim serviciul, după Acordul de prelucrare a datelor.
- Nu vindem date și nu folosim cookie-uri de publicitate. Statisticile de utilizare le ținem pe serverul nostru, fără cookie-uri.
- Unii furnizori sunt în SUA (Google, Resend, OpenRouter). Mai jos scrie exact ce primește fiecare.
- Ne poți scrie oricând la contact@contabic.md. Răspundem la cererile privind datele personale în cel mult o lună.
1. Cine suntem
Contabic este un produs al CVADRANT SRL, IDNO 1003603006629, cu sediul în MD-3901, mun. Cahul, str. Sanatoriului 22, of. 40, Republica Moldova (în continuare „CVADRANT”, „noi”).
Pentru orice întrebare despre datele personale: contact@contabic.md.
Prelucrăm datele personale conform Legii nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal, în vigoare din 23 august 2026.
2. Două roluri: operator și persoană împuternicită
Suntem operator pentru datele contului tău (identitatea Google, adresa de e-mail, numele), pentru datele tehnice și de utilizare ale aplicației, pentru mesajele pe care ni le trimiți și pentru lista de așteptare de pe site. Pentru acestea decidem noi de ce și cum le prelucrăm, iar această politică îți spune tot.
Suntem persoană împuternicită pentru datele contabile pe care o firmă le introduce sau le aduce în Contabic: facturi, cereri, parteneri și reprezentanții lor, produse, prețuri și, dacă firma folosește modulele respective, date despre angajați. Pentru aceste date operatorul este firma. Le prelucrăm doar ca să oferim serviciul, la instrucțiunile firmei, după Acordul de prelucrare a datelor (DPA). Dacă datele tale apar în contabilitatea unei firme (de exemplu, ești reprezentantul unui cumpărător), adresează-te mai întâi acelei firme. Te ajutăm și noi dacă ne scrii.
3. Ce date prelucrăm, de ce și pe ce temei
| Date | De ce | Temei |
|---|---|---|
| Contul: identificatorul tău Google, adresa de e-mail (și dacă Google a confirmat-o), numele, adresa imaginii de profil Google, data ultimei autentificări. | Să te autentificăm, să îți afișăm numele în aplicație și pe ce ai făcut, să îți arătăm firmele la care ai acces. | Executarea contractului (Termenii de utilizare). |
| Sesiunea: un secret de sesiune (la noi păstrăm doar amprenta lui criptografică), browserul și sistemul de operare (user agent), momentul ultimei folosiri, firma în care lucrezi. | Să rămâi autentificat, să poți ieși de pe toate dispozitivele, să oprim accesul unui cont dezactivat. | Executarea contractului; interesul nostru legitim de a ține conturile în siguranță. |
| Accesul la firme: firmele și modulele la care ai acces, rolul tău, cine te-a invitat, invitațiile (adresa de e-mail a persoanei invitate, numele celui care invită, firma) și cererile de acces (numele, firma, IDNO-ul firmei, mesajul). | Să știm cine ce vede, să trimitem invitațiile și cererile de acces și să anunțăm decizia. | Executarea contractului; interesul legitim al firmei care invită sau aprobă. |
| Istoricul acțiunilor: cine a creat, modificat sau trimis un document și când. | Ca firma să poată vedea cine a făcut o înregistrare contabilă. Numele rămâne pe ce a făcut persoana și după ce i se oprește accesul. | Interesul legitim al firmei de a avea o contabilitate verificabilă; obligațiile ei legale de evidență. |
| Jurnale tehnice și erori: pentru fiecare cerere către server: metoda, adresa din aplicație, răspunsul, durata, identificatorul intern al persoanei și al firmei. Pentru erori: tipul și textul erorii, ecranul, identificatorul sesiunii tehnice. Pentru sesiunea tehnică: adresa de e-mail, firma, browserul. | Să funcționeze aplicația, să găsim și să reparăm erori, să răspundem când ne scrii că ceva nu merge, să depistăm abuzuri. | Interesul nostru legitim de a oferi un serviciu sigur și care funcționează. |
| Statistici de utilizare (Umami, instalat pe serverul nostru): ce ecrane se deschid (doar numele generic al ecranului, fără identificatori, nume sau sume), câteva evenimente dintr-o listă fixă, tipul de browser, sistemul de operare, tipul și mărimea ecranului, limba, țara și orașul aproximativ deduse din adresa IP. | Să înțelegem ce funcții se folosesc și unde se blochează oamenii, ca să îmbunătățim produsul. | Interesul nostru legitim. Te poți opune oricând (vezi Drepturile tale). |
| Înregistrarea sesiunii (Umami): pentru persoanele autentificate din firmă, o înregistrare a ce apare pe ecran și a acțiunilor (clicuri, derulare), de cel mult 30 de minute. Toate câmpurile în care se scrie sunt mascate; zonele marcate ca private nu se înregistrează deloc. Nu înregistrăm sesiunile persoanelor care intră ca client al unui birou de contabilitate. | Să vedem ce s-a întâmplat când cineva raportează o eroare și să reparăm mai repede. | Interesul nostru legitim. Te poți opune oricând. |
| Conversațiile cu asistentul Contabic și fișierele atașate. | Să îți răspundem și să păstrăm conversația ca să o poți relua. | Executarea contractului. Datele contabile din conversații rămân ale firmei (vezi secțiunea 11). |
| Pe site (contabic.md): IDNO-ul pe care îl scrii ca să vezi denumirea firmei, alegerea „Am o firmă” sau „Sunt contabil”, limba. Adresa IP, temporar, pentru limitarea numărului de cereri. | Să îți arătăm firma și să continui înscrierea în aplicație cu datele deja completate; să protejăm site-ul de abuz. | Măsuri la cererea ta înainte de încheierea contractului; interesul legitim de a proteja serviciul. |
| Lista de așteptare („Anunță-mă”): adresa de e-mail, modulul ales, limba, de unde ai ajuns pe pagină. | Să te anunțăm când modulul ales devine disponibil. | Consimțământul tău, pe care îl poți retrage oricând scriindu-ne. |
| Mesajele trimise la contact@contabic.md: adresa de e-mail, numele și ce ne scrii. | Să îți răspundem și să rezolvăm problema. | Interesul nostru legitim de a răspunde; executarea contractului, dacă ești utilizator. |
| Facturarea serviciului, după perioada gratuită: datele firmei plătitoare și ale persoanei de contact, plățile. | Să emitem facturi și să ținem evidența plăților. | Executarea contractului; obligațiile noastre legale contabile și fiscale. |
Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice asupra ta. Propunerile asistentului sau ale citirii automate a facturilor sunt doar propuneri: tu le verifici și decizi.
Nu folosim datele pentru publicitate și nu le vindem.
4. De unde avem datele
- De la tine: ce scrii în aplicație, pe site sau în mesaje.
- De la Google, când te autentifici: identificatorul, adresa de e-mail, numele și imaginea de profil. Nu primim acces la Gmail, Drive sau alte servicii Google.
- De la colegii tăi: o persoană dintr-o firmă sau dintr-un birou de contabilitate te poate invita cu adresa ta de e-mail.
- Din Registrul de stat al persoanelor juridice, date publice (denumirea, forma juridică, adresa, data înregistrării sau a lichidării), preluate săptămânal de pe dataset.gov.md și păstrate pe serverul nostru.
- De la Serviciul Fiscal de Stat (e-Factura): statutul de plătitor de TVA și codul TVA al firmei, facturile emise și primite de firmă, citite cu utilizatorul API e-Factura al firmei.
5. Cui transmitem datele
Transmitem date doar furnizorilor de care avem nevoie ca să funcționeze serviciul, fiecare doar cu datele necesare pentru rolul lui, și autorităților, când legea ne obligă.
| Cine | Pentru ce | Ce date | Unde |
|---|---|---|---|
| Contabo GmbH | Găzduirea serverului pe care rulează aplicația, baza de date și statisticile Umami. | Toate datele din aplicație, stocate pe server. | Germania (UE) |
| Google (Google LLC, Google Ireland Limited) | Autentificarea cu Google. Pe site, fonturile de pe Google Fonts. | Faptul că te autentifici în Contabic. Pentru fonturi: adresa IP și browserul. | SUA și UE |
| Resend, Inc. | Trimiterea e-mailurilor din aplicație: invitații, cereri de acces, decizii despre cereri. | Adresa de e-mail a destinatarului, numele persoanei și al firmei, IDNO-ul firmei, linkul din mesaj. | SUA |
| OpenRouter, Inc. și furnizorul modelului (Google, modelul Gemini) | Asistentul Contabic, citirea facturilor fotografiate și propunerea conturilor pentru liniile de factură, doar când folosești aceste funcții. | Mesajele tale, fișierele atașate, fotografia sau PDF-ul facturii, textul liniilor de factură și datele contabile necesare răspunsului. Numele aplicației nu se trimite. | SUA |
| Telegram | Alerte tehnice către noi când apare o eroare nouă. | Doar identificatori interni (persoană, firmă), ecranul și tipul erorii. Fără nume, e-mail sau date contabile. | - |
| Cloudflare, Inc. | Serverele de nume (DNS) pentru contabic.md și redirecționarea mesajelor trimise la contact@contabic.md. | Mesajele trimise la contact@contabic.md. Traficul site-ului nu trece prin Cloudflare. | SUA și UE |
| Serviciul Fiscal de Stat (e-Factura) | Crearea facturilor ca ciornă în e-Factura și citirea facturilor firmei, la cererea firmei. La înscriere, verificarea statutului TVA după IDNO. | Datele facturilor și ale firmei. Cererile pot trece printr-un server al CVADRANT SRL din Republica Moldova. | Republica Moldova |
| Autorități publice și instanțe | Doar când legea ne obligă. | Datele cerute legal. | Republica Moldova |
Statisticile de utilizare și înregistrarea sesiunii (Umami) rulează pe serverul nostru; nu sunt trimise unei terțe părți de analiză.
6. Transferuri în afara Republicii Moldova
Serverul este în Uniunea Europeană. Google, Resend, OpenRouter și Cloudflare sunt companii din SUA, iar datele trimise lor pot ajunge în SUA. Pentru aceste transferuri ne bazăm pe garanțiile adecvate cerute de Legea nr. 195/2024, de exemplu clauzele contractuale standard din acordurile de prelucrare a datelor ale acestor furnizori. Poți cere o copie a garanțiilor la contact@contabic.md.
7. Cât timp păstrăm datele
| Date | Cât timp |
|---|---|
| Contul | Cât timp ai cont. La cererea de ștergere, ștergem sau anonimizăm datele contului în cel mult 30 de zile. Numele rămâne pe înregistrările contabile pe care le-ai făcut, cât timp firma păstrează acele înregistrări. |
| Sesiunea | Expiră după 30 de zile fără folosire, sau la ieșire. |
| Jurnale tehnice, erori, evenimente tehnice | 90 de zile, apoi se șterg automat. |
| Datele contabile ale firmelor | Cât timp firma folosește Contabic, apoi le returnăm sau le ștergem după DPA. Firma răspunde de termenele legale de păstrare a documentelor ei contabile. |
| Lista de așteptare | Până te anunțăm că modulul e disponibil sau până îți retragi consimțământul, dar cel mult 24 de luni. |
| Mesajele trimise la contact@ | Cel mult 2 ani de la ultimul mesaj, dacă nu e nevoie de ele mai mult pentru o dispută sau o obligație legală. |
| Facturile pentru serviciu | Cât cere legislația contabilă și fiscală. |
8. Drepturile tale
Conform Legii nr. 195/2024 (art. 13-22), ai dreptul:
- să fii informat despre cum îți prelucrăm datele (această politică);
- de acces: să afli dacă îți prelucrăm datele și să primești o copie;
- la rectificare: să corectăm datele greșite sau incomplete;
- la ștergere: să ștergem datele, când nu mai avem un motiv legal să le păstrăm;
- la restricționarea prelucrării, de exemplu cât timp verificăm o contestație;
- la portabilitate: să primești datele pe care ni le-ai dat, într-un format structurat, folosit în mod curent, sau să le trimitem altui operator;
- la opoziție: să te opui prelucrării bazate pe interesul nostru legitim, inclusiv statisticilor de utilizare și înregistrării sesiunii;
- să nu faci obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care produce efecte juridice asupra ta;
- să îți retragi consimțământul oricând, fără să afecteze prelucrarea făcută înainte.
Scrie-ne la contact@contabic.md de pe adresa contului tău. Răspundem fără întârzieri nejustificate și în cel mult o lună de la primirea cererii. Dacă cererea e complexă sau sunt multe cereri, termenul se poate prelungi cu încă două luni; în acest caz te anunțăm în prima lună și îți spunem de ce. Răspunsul este gratuit. Putem cere o confirmare a identității dacă nu e clar că cererea vine de la tine.
Pentru datele din contabilitatea unei firme, operatorul este firma; îi transmitem cererea ta și o ajutăm să răspundă.
9. Cum protejăm datele
- Toată comunicarea cu site-ul și aplicația este criptată (HTTPS).
- Nu există parole Contabic: autentificarea se face prin Google. Secretul sesiunii stă într-un cookie inaccesibil scripturilor din pagină, iar la noi se păstrează doar amprenta lui criptografică.
- Datele de acces ale utilizatorului API e-Factura al firmei sunt păstrate criptat și folosite doar pentru operațiunile acelei firme.
- Datele fiecărei firme sunt separate. Fiecare persoană vede doar firmele și modulele la care i s-a dat acces, iar accesul se poate opri oricând.
- Accesul direct la baza de date este restricționat la aplicație și la administratorii CVADRANT.
- Accesul echipei CVADRANT la date este limitat la ce e necesar pentru funcționare și suport.
- Facem copii de rezervă ale bazei de date.
Dacă se produce o încălcare a securității datelor care prezintă un risc pentru tine, anunțăm autoritatea de supraveghere și, când legea o cere, te anunțăm și pe tine.
10. Cookie-uri și stocare în browser
Folosim doar cookie-uri și stocare în browser strict necesare pentru funcționarea aplicației. Nu folosim cookie-uri de publicitate, de urmărire sau ale unor terți. De aceea nu îți cerem acordul printr-un banner. Dacă vom adăuga vreodată instrumente de măsurare a reclamelor, îți vom cere acordul înainte și vom actualiza această secțiune.
| Nume | Tip | Pentru ce | Durată |
|---|---|---|---|
refresh_token | Cookie, doar pentru serverul de autentificare | Te ține autentificat. Nu poate fi citit de scripturile din pagină. | 30 de zile de la ultima folosire |
google_oauth | Cookie | Leagă începutul și sfârșitul autentificării cu Google, ca nimeni să nu o poată falsifica. | 10 minute |
token | Stocare locală | Jetonul de acces de scurtă durată. | 30 de minute de valabilitate |
company_id, firm_id | Stocare locală | Firma în care lucrezi, ca să o redeschidem data viitoare. | Până ieși sau o schimbi |
sidebar-collapsed, sidebar-more-open | Stocare locală | Cum ai lăsat meniul. | Până o ștergi |
telemetry_session, telemetry_spool, systemNoticesDismissed | Stocare de sesiune | Identificatorul sesiunii tehnice, evenimentele tehnice încă netrimise, anunțurile pe care le-ai închis. | Până închizi fila |
contabic.signup | Stocare locală | Ce ai ales pe site (rol, IDNO, limbă), ca aplicația să completeze înscrierea. | Se șterge la prima deschidere a aplicației; ignorat după 24 de ore |
Statisticile Umami nu folosesc cookie-uri. Pe site, fonturile se încarcă de pe Google Fonts, care primește adresa IP și browserul.
11. Funcțiile cu inteligență artificială
Contabic are funcții care folosesc un model de limbaj: asistentul Contabic, citirea facturilor fotografiate sau în PDF și propunerea contului pentru liniile de factură. Ele rulează doar când le folosești. Ce trimiți (mesajul, fișierul, liniile facturii și datele necesare răspunsului) ajunge prin OpenRouter la modelul Gemini al Google, iar răspunsul se întoarce în Contabic.
Rezultatul este o propunere. Îl verifici tu înainte să îl salvezi sau să îl trimiți. Nu folosim datele tale ca să antrenăm modele.
12. Minori
Contabic este un serviciu pentru firme și profesioniști. Nu este destinat persoanelor sub 18 ani și nu prelucrăm cu bună știință datele lor.
13. Modificări ale acestei politici
Când schimbăm ceva important, te anunțăm în aplicație sau prin e-mail înainte ca schimbarea să se aplice. Versiunea în vigoare și data ei sunt mereu pe această pagină.
14. Autoritatea de supraveghere
Dacă crezi că îți prelucrăm datele încălcând legea, ne poți scrie mai întâi, ca să rezolvăm împreună. Ai oricând dreptul să depui o plângere la Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal al Republicii Moldova, datepersonale.md, sau să te adresezi instanței de judecată.